Lorsque vous avez une douzaine de tâches à accomplir avant l’heure du déjeuner, tout raccourci permettant d’accélérer les choses est le bienvenu. Voici plusieurs fonctions de gain de temps pour Google Documents qui peuvent vous aider à créer et à modifier des documents plus rapidement.
Sélections de texte multiples pour une mise en forme plus rapide
Google a mis à jour Google Documents au cours de la première moitié de 2022 pour simplifier la sélection de texte. Vous pouvez saisir plusieurs portions de texte à la fois pour accélérer la mise en forme ou même la suppression.
Double-cliquez sur un mot ou utilisez votre curseur pour faire glisser la première partie du texte. Sous Windows, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sous Mac, la touche Commande. Ensuite, double-cliquez ou faites glisser le curseur sur la portion suivante.
Sélection de plusieurs portions de texte
Continuez le processus jusqu’à ce que vous ayez sélectionné tout le texte que vous voulez. Vous pouvez ensuite accéder à la barre d’outils ou au menu pour appliquer la mise en forme de la police, utiliser la fonction Supprimer pour supprimer le texte ou faire ce que vous voulez avec ces sélections multiples de texte.
Portion de texte multiple en gras
Remplacements de texte pour les raccourcis
Vous pouvez utiliser des remplacements de texte sur votre appareil mobile pour taper « OMW » et le voir s’afficher comme « on my way ». Vous pouvez faire le même genre de chose dans Google Docs. Vous disposez ainsi d’un moyen rapide d’insérer du texte ou des symboles que vous utilisez souvent.
Allez dans Outils > Préférences. Sélectionnez l’onglet Substitutions et vous verrez une liste des substitutions existantes.
Substitutions dans les préférences
Pour ajouter les vôtres, saisissez le raccourci que vous souhaitez utiliser dans la case Remplacer et le texte de remplacement dans la case Avec. Cochez la case pour la substitution automatique, cliquez sur « OK », puis essayez votre remplacement.
Substitution ajoutée dans les Préférences
Des puces intelligentes pour des insertions rapides
Les puces intelligentes ont fait leurs débuts il y a quelque temps en insérant des informations de contact et des dates interactives. Désormais, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour les blocs de construction, les fichiers, les listes, les médias, les dates, les titres, les éléments de page, les tableaux, etc.
Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez afficher les options de Smart Chip et tapez le symbole @ (At). Vous verrez s’ouvrir une liste déroulante avec une liste déroulante des éléments mentionnés ci-dessus.
Options du Smart Chip
Pour atteindre plus rapidement l’élément souhaité, vous pouvez faire suivre le symbole @ du nom d’un contact, d’un fichier ou d’un élément que vous souhaitez insérer.
Tapez pour réduire les résultats
Choisissez le bon élément dans la liste déroulante. Il s’insère instantanément dans votre document et vous pouvez passer à la tâche suivante.
Fichier inséré dans Google Documents
Attribuez des éléments et des tâches d’un simple clic
Lorsque vous collaborez sur un Google Documents, vous pouvez vous répartir les tâches de création ou de modification du document. À l’aide des commentaires, vous pouvez mentionner un collaborateur, puis lui attribuer la tâche.
Sélectionnez le texte, l’objet ou l’image, puis cliquez sur « Ajouter un commentaire » (une bulle bleue contenant un signe plus) dans la barre d’outils flottante située sur le bord droit de la page.
Tapez le symbole @ (At) suivi du nom du collaborateur et incluez éventuellement une note. Cochez ensuite la case « Attribuer à [nom] » et cliquez sur « Attribuer ».
Commentaire attribué
La personne que vous mentionnez sera informée que vous lui avez attribué une tâche et vous pourrez voir quand elle l’aura terminée dans l’historique des commentaires.
Cette fonctionnalité vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs, de distribuer facilement le travail et d’en garder une trace en un seul endroit.
Plan du document pour une navigation intégrée
Bien que vous puissiez créer une table des matières pour votre document à l’aide d’un outil intégré, vous ne souhaitez peut-être pas qu’elle fasse partie intégrante de votre document. En revanche, vous pouvez utiliser le plan du document pour créer automatiquement une navigation vers les emplacements du document.
Pour ajouter du texte au plan, formatez-le comme n’importe quel style de titre. Le texte s’affiche alors immédiatement dans le plan du document. Le plan affiche les titres dans une disposition hiérarchique.
Styles d’en-tête dans Google Documents
Pour afficher le plan, sélectionnez Affichage > Afficher le plan, puis cliquez sur l’icône Plan en haut à gauche du document.
Afficher le contour dans le menu Affichage
Vous pouvez ensuite vous déplacer rapidement à n’importe quel endroit du document en cliquant sur l’en-tête correspondant dans le plan.
Plan du document dans Docs
Brouillons Gmail pour faciliter la collaboration
Une autre fonctionnalité de collaboration exceptionnelle de Google Documents peut également vous faire gagner du temps dans vos propres tâches. Vous pouvez créer des messages pour Gmail et les envoyer à l’application de messagerie sous forme de brouillons prêts à être envoyés.
Allez dans Insertion > Blocs de construction et choisissez « Brouillon d’e-mail » dans le menu contextuel.
Brouillon d’e-mail sous Blocs de construction dans le menu Outils.
Lorsque le bloc apparaît dans votre document, ajoutez le destinataire, éventuellement les contacts pour CC et BCC, l’objet et votre message. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur l’icône Gmail sur la gauche.
Brouillon Gmail dans Docs
Cet e-mail atterrit ensuite dans votre dossier Brouillons dans Gmail. Rendez-vous dans ce dossier lorsque vous êtes prêt à envoyer l’e-mail.
Pour un moyen pratique de collaborer sur des messages ou un moyen facile de créer plusieurs e-mails en un seul endroit, découvrez cette fonctionnalité géniale.
Dictionnaire personnel pour vos propres mots
Si vous avez l’habitude d’utiliser la fonction de vérification de l’orthographe et de la grammaire dans Google Documents, vous apprécierez cette nouvelle fonctionnalité. Grâce au dictionnaire personnel, vous pouvez ajouter des mots de votre choix qui ne déclencheront pas les alertes du vérificateur.
Allez dans Outils > Orthographe et grammaire et choisissez « Dictionnaire personnel ».
Dictionnaire personnel dans les options d’orthographe et de grammaire.
Tapez votre mot dans la case correspondante et cliquez sur « Ajouter ». Vous pouvez continuer à ajouter d’autres mots et cliquer sur « OK » lorsque vous avez terminé.
Dictionnaire personnel dans Google Documents
Vous pouvez ensuite saisir ces mots dans votre document et lancer la vérification orthographique sans craindre que ces mots n’apparaissent comme mal orthographiés. Cela accélère votre processus de révision et est idéal pour les noms de personnes ou de produits qui sortent de l’ordinaire.
Ces fonctionnalités de Google Documents peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, que vous travailliez seul ou en équipe. Gardez-les à l’esprit afin de pouvoir consacrer plus de temps à d’autres tâches et moins à la création et à la modification de documents.
